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据国外专门机构的调查，参观者对展会各因素的记忆顺序包括：展品吸引力39%，操作演示25%，展台设计14%，展台人员表现10%，散发资料8%，展出者的名气4%。由此可见，参展商并不是有名气就可高枕无忧了，关键在于展会现场的表现。首先，展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则：1、针对性，2、代表性，3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。其次，参展商的现场展示。现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与，并准备一些小包装样品免费派发。第三，展台设计。当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的注意力。因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的：1、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调;2、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主;3、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异;4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。第四，工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：1、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员;2、根据工作量的大小决定人员数量;3、人员的基本素质及个性;4、加强专业知识的培训及产品性能的了解,包括专业知识、产品性能、演示方法等等。第五，客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。参考下表，看一看你做到了吗?参展计划时间表：(一)12个月前：1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划;2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料;3、选定场地;(一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置);4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。(二)9个月前：1、设计展览结构;2、取得展览管理公司的设计批准;3、选择并准备参展产品;4、与国外潜在客户及目前顾客联络;5、制作展览宣传册。(三)6个月前：1、以广告或邮件等进行推广活动;2、确定旅行计划;3、预付展览场地及其他服务所需款项;4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译;5、安排展览期间翻译员;6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。(四)3个月前：1、继续追踪产品推广活动;2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签;3、将展位结构设计做最后的决定;4、计划访客回应处理程序;5、训练参展员工;6、排定展览期间的约谈;7、安排展览现场或场外的招待会;8、出国展则需购买外汇。(五)四天前：1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包;2、搭乘飞机至目的地。(六)三天前：1、抵达，饭店登记;2、视查展览厅及场地;3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达;4、指示运输承包商将物品运送至会场;5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪;6、与展览组织代表联络，告知通讯方法;7、访问当地顾客。(七)两天前：1、确定所有物品运送完成;2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能;3、布置展位;4、将所有活动节目做最后的决定。(八)一天前：1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查;2、将促销用品送达直接分配中心;3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。(九)展览期间：1、尽早到会场;2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心;3、实地观察后尽早预约明年场地;4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆;5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成;6、将每日情况做成简报通知员工;7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。(十)展览结束：1、监督摊位拆除;2、处理商机;3、寄出感谢卡。
选定一位参展协调人应该选定一位参展协调人负责整个项目的计划、预算、展位管理等工作–这位协调人必须具备始终带领整个参展团队成功完成参展目标的权力及能力。选定优秀的展位设计公司应拟定一份简短的服务供应商名单，从中选出最佳者外包展位设计工作。为此，必须详细了解每家候选公司的情况，并咨询这些公司的之前客户，确保他们有能力按时在预算内完成任务。制定可评估的目标设定目标应该与参展效益评估相联系。以收集销售线索为例，其目标应该考虑潜在受众规模、展位工作人员人数及总展览开放时间等因素。阅读参展手册务必从收到之日起就认真阅读您的参展手册，特别要注意其中的展位管理规章及反馈参展订单表格的截至时间。逾期的参展订单及最后时刻的更改可能需要支出额外费用。确定展品充分通知提醒您的产品经理，以确保展品的数量及质量。对于需要进行现场运作的设备，记得准备足够的零配件及耗材，以备不时之需。宣传参展应为参展撰写专门的新闻发布稿并登录展会目录(切记按时送交相关登录资料)。此外，还应向所有的目标客户寄发观展邀请函，并尽量设计一些激励措施吸引更多观众参观您的展位。为此，应特别关注展会官方网站上推荐的宣传机会，从中选择合适的项目积极参与。留意标准展位套餐许多展会主办机构都提供“标准展位套餐”，以套餐式价格提供包括展位光地、结构模块、布景、家具、灯光等综合展位配套设施。此外，参展推广套餐也是经常提供的服务项目，它能非常有效地帮助参展商进行预算和成本控制、从而节省大量的管理时间和投入。协同利用其他媒体活动为最大限度地运用推广预算，应将您的展会推广活动与其他媒体活动协同安排。例如，应在行业媒体广告中显著标明“欢迎光临我们的XXX展位”，在直邮资料中夹寄参展邀请函、在定制通讯资料及您的网站上宣传您的参展。制定详细预算在项目实施前，应详细预测各种可能的参展开支、做出详细预算;在项目实施过程中，应密切关注各项开支，并集中记录所有采购订单及发票。选择及培训展位工作人员应尽早选择展位工作人员以确保其工作时间，同时应为他们安排充足的培训时间。为此，应制定专门的排班时间表，并向所有成员充分传达展品信息、各自职责及公司的参展目标。设定高效的展位咨询处理系统在展会期间捕捉、识别观众信息的方式将决定展会后跟踪销售线索的速度与效率。因此，应该设计一份“展位观众咨询表格”供展位工作人员快速记录重要的观众信息(如感兴趣的产品、采购决策权、预期采购时间等)。制定关键任务时间表参照参展商手册，从展会开幕时间倒数制定一份关键任务时间表，其中须列明各项任务的负责人及完成截止时间，之后分发给所有参展项目相关人员。清晰界定沟通环节沟通不畅是展会项目实施出现问题的主要原因之一。为此，应该向相关供应商及展会主办方明确谁是他们的联系人，同时应在参展项目团队内定期召开简报会，以确保每位成员及时了解项目进展。准备跟进销售线索展会期间搜集的销售线索经正确处理后将具有极高的价值。为最大限度地实现销售回报，务必尽快高效跟踪销售线索。为此，应该在展会前就制定好展会后的销售跟进计划，并给予足够的人手和时间安排。展会期间所及的所有销售线索必须在展会后1周、最多2周内跟进联系。
